SOP: Standard Operating Procedure
Standard Operating Procedure (SOP) er en bruksanvisning med instruksjoner for hvordan man skal gjennomføre en arbeidsoppgave. SOP er en forkortelse av Standard Operating Procedure. På norsk oversettes dette til en standard operasjonsprosedyre, eller stående operasjonsprosedyre. I en bedrift bruker man en SOP som en rettesnor når man skal utføre rutinemessige oppgaver. Formålet er at arbeidsoppgavene gjennomføres i samsvar med retningslinjer og relevante regelverk.
Hva er en Standard Operating Procedure?
En Standard Operating Procedure er et sett av instruksjoner for hvordan man skal utføre arbeidsoppgaver i en bedrift. Den inneholder grundige og nøyaktige beskrivelser for hvordan man angriper arbeidsoppgaver. Ofte er arbeidsoppgavene komplekse å utføre, og derfor trenger ansatte veiledning for hvordan man gjennomfører dem. Samtidig sikrer man en standard for gjennomføring, slik at de blir utført på en effektiv og enhetlig måte.
Slik fungerer en Standard Operating Procedure i praksis
Ansatte får beskjed om hva de skal gjøre og hvordan de skal gjennomføre dem i dokumentet. En SOP forteller hvilken fremgangsmåte som er korrekt og hvilke prosedyrer du må følge for riktig eller trygg oppgaveløsning. Poenget med en standardisert bruksanvisning er å nå et fastsatt mål.
3 funksjoner ved Standard Operating Procedures
- Man kan bruke en SOP som en referanse ved problemløsning.
- Et verktøy for å sikre trygg etterlevelse av regler og oppgaver.
- En mekanisme for å strømlinjeforme aktiviteter ved å standardisere hvordan man utfører dem.
Hvordan skriver man en Standard Operating Procedure?
En SOP er kjennetegnet av å gå i dybden og beskrive arbeidsoppgaver på en presis og detaljert måte. Instruksjonene må være rettet mot spesifikke gjøremål. Det er viktig at instruksjonene ikke blir misforstått, ettersom vi ønsker en uniformitet i hvordan oppgavene blir løst og gjennomført.
Dette skal SOP inneholde:
- Forside.
- Innholdsfortegnelse.
- En trinn for trinn liste over hvordan du skal utføre oppgaven. Dette inkluderer målsetting, roller, ansvar og forklaringer.
Trinn-for-trinn: Slik setter du sammen en SOP
- Start med å definere et mål for oppgaveløsningen.
- Fastsett deretter et format for SOP-en. Tenk over om du bør bruke diagrammer, nummererte eller punktvise lister for å vise hvordan oppgaveløsningen skal utføres.
- Identifisere variabler som kan påvirke oppgaveløsningen.
Last ned vår guide
Vi har laget en white paper med instruksjoner for hvordan du setter sammen en SOP. Denne kan du bruke i din bedrift som å definere grunnleggende rutiner. OBS! Denne kommer snart.
Formålet med Standard Operating Procedures
Det er viktig å lage en SOP, fordi det er et verktøy for å sikre at oppgaveløsningen gjennomføres ikke bare på en korrekt, men forsvarlig måte. Man ønsker dessuten å redusere risikoen for feilkommunikasjon og menneskelige feil.
Fordeler med SOP
- Skal bidra til mer effektiv oppgaveutførelse.
- Oppfordre til kvalitet og ensartethet.
- Det reduserer risikoen for miskommunikasjon.
- Reduserer risikoen for å ikke følge bransjespesifikke reguleringer.
Betydningen av å bruke Standard Operating Procedure i din bedrift
Når du lager et standardisert dokument over hvordan rutiner skal gjennomføres, sender du et signal om at det er viktig at alle ansatte utfører disse oppgavene på samme måte. Instruksjonene fastsatt i en SOP fører til at handlingene blir gjentatt og impregnert i dine ansatte. Det tilrettelegger også for dokumentasjon av rutiner. Det er viktig at SOP-en blir fulgt nøye og gjennomført ens av hver eneste medarbeider, ettersom poenget er å skape en konsistent fremgangsmåte og rutine.
Bruk en SOP til å automatisere forsyningskjeden din
En SOP er et velfungerende verktøy når du skal optimalisere forsyningskjeden. Vareflyten blir forbedret gjennom SOP ved at du tilrettelegger for sømløse og automatiserte prosesser. For det første kan du kontrollere kostnadene dine. Når ansatte utfører oppgaver i tråd med rutinene, dokumenterer de samtidig når og hvordan de utfører oppgavene. Denne dokumentasjonen kan du bruke for å redusere kostnadene dine.
For det andre reduserer du opplæringstiden internt i firmaet. En tredje og siste faktor som påvirker forsyningskjeden din, er muligheten for å sette parametere for hva som anses som god forretningsskikk og kundeservice. Du informerer med andre ord dine ansatte om hva som forventes av dem.
Få råd til hvordan forsyningskjeden kan forbedres
Slik jobber vi i DSV med SOP
Formålet med alle våre logistikkløsninger er å forenkle eller effektivisere dine behov for transport og logistikk. Vi håndterer gods før, under og etter levering – og vi har ekspertise og kompetanse til å takle enhver utfordring og ethvert behov. Når vi for eksempel skal forbedre din forsyningskjede, jobber vi med å optimalisere lageret ditt og besvare markedet og kundens krav. For å gjennomføre dette i praksis, kreves det tett samarbeid internt i DSV. Vi benytter oss derfor av SOP for å kunne koordinere og kommunisere sammen. Det er et avgjørende verktøy for å kunne tilby logistikkløsninger til ethvert transportbehov.
Vi tilrettelegger for sømløs vareflyt
