Betydningen av tolldokumentasjon i global handel
All internasjonal handel krever handels- og fraktdokumentasjon, og disse kommer best til uttrykk i tolldokumentasjonen. Manglende dokumentasjon eller ufullstendige opplysninger fører til at sendingen blir forsinket eller stoppet i tollen. De riktige dokumentene må derfor være godt synlig utenpå sendingen.
Hva er tolldokumentasjon?
Tolldokumentasjon er opplysninger om sendinger som tollvesenet bruker til å verifisere innholdet og verdien av sendingen. Det finnes flere tolldokumenter, men et handelsdokument eller handelsfaktura er det mest aktuelle dokumentet fordi det informerer om avsender, mottaker og varens verdi og egenskaper.
Tolldokumenter i tollklarering
Alle sendinger som inneholder mer enn et alminnelig brev, må tollbehandles av Tolletaten ved import. Dokumentert innhold og verdi er grunnlaget for tollbehandling og denne informasjonen skal følge med sendingen og registreres digitalt ved import til Norge. Våre dyktige medarbeidere hjelper deg blant annet med å fylle ut tolldokumenter som et tollerklæringsskjema eller tollfaktura.
-
Handelsfaktura
Handelsdokument med betalingsopplysninger til mottaker, også kalt commercial invoice. -
Proformafaktura
Faktura med ytterligere opplysninger om handelen, som for eksempel brukes hvis avsender ikke har betalt for varene den sender. -
Tollfaktura
Tilsvarende proformafaktura med opplysninger spesifikt om tollen. -
Tollerklæring
En tolldeklarasjon, et bevis på at fortollingen er gjennomført.
Hva er en handelsfaktura?
Handelsfakturaen danner grunnlaget for hvordan Tolletaten fastsetter toll og avgifter. Det er derfor avgjørende at handelsfakturaen opplyser tollmyndighetene om hva sendingen inneholder og fastsetter forholdet mellom kjøper og selger, importør og eksportør.
Forskjellen på en handelsfaktura og en proformafaktura
En handelsfaktura informerer om sendingen og skal i siste ende betales av importør. En proformafaktura er et dokument som viser hvilke verdiene sendingen inneholder, men den skal ikke betales av noen. Det er vanlig å utstede en proformafaktura ved eksport og import, og man gjør det gjerne i forbindelse med retur, varer som allerede er betalt for eller delvis forhåndsbetalt. Proformafakturaen bidrar til korrekt tollbehandling.
Hva skal en handelsfaktura inneholde?
- Fakturanummer
- Informasjon om eksportør og importør, herunder navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, EORI-nummer og organisasjonsnummer.
- Sted og dato for utstedelse
- Antall kolli og vekt
- Opplysninger om varen: Beskrivelse, antall, formål
- Opprinnelsesland: Hvor varen er produsert
- Avtalt pris: Oppgitt i avtalt valuta
- Incoterms®, herunder hvilke leveringsbetingelser som finnes
En proformafaktura inneholder den samme informasjonen
Du bruker en proformafaktura hvis du ikke skal ta betalt for varen du sender, for eksempel hvis du sender erstatningsvarer eller vareprøver. Proformafakturaen viser likevel verdien på varen og informerer om innholdet i sendingen, men skal ikke være til gjenstand for samme avgiftsberegning hos tollmyndighetene.
Tolldokumentasjon ved import
1. Avsender forbereder tolldokumentene
Du må utfylle handelsdokumentet, som inneholder opplysninger om avsender og mottaker, samt detaljert informasjon om varen.
2. Avsender planlegger henting og klargjør fraktbrevet
Book transportoppdrag og henting av sendingen, og sørg for at alle relevante dokumenter føler med sendingen. Dette inkluderer en kopi av fraktbrevet og tre kopier av handelsfakturaen. Husk å skrive under handels- eller proformafakturaen før du sender varene.
3. Transportør hjelper med eksportklarering
Vi hjelper de med eksport og fortolling av eksportvarene, og dersom det skulle oppstå uforutsette hendelser eller manglende dokumentasjon, tar vi kontakt.
4. Transitt
Varene er på vei til destinasjon.
5. Importklarering
Transportør sørger for at varene blir importert og fortollet på korrekt måte. Mottaker blir kontaktet for betaling av toll og avgifter.
Dersom det mangler dokumentasjon eller opplysningene ikke er korrekte, kan det bli utstedt et overtredelsegebyr.
6. Mottaker mottar sendinger og betaler toll
Sendingen blir levert hos mottaker og forhåndsbetalte toll og avgifter betales ved levering.
.png?rev=5974006e40f6478991c3a6f6b9bba49a&w=1024)
Tolldokumentasjon er avgjørende for at varene krysser grensene forutsigbart og trygt.
Viktig om utfylling av tolldokumentasjon
Utfyll alle tolldokumenter på engelsk dersom du sender varene utenfor Skandinavia, og husk en underskrift før du sender avgårde varene. Det er viktig at du oppgir detaljerte opplysninger om sendingen slik at du unngår forsinkelser eller stopp i tollen.
Merking og pakking av sendinger
God merking er en forutsetning for trygg og effektiv transport. Dette gjelder både tolldokumentasjon, fraktbrev og merking på pakker og lasteenheter. Presis informasjon reduserer sjansen for misforståelser og gir forutsigbarhet til hele transportoppdraget.
Hjelp ved import og eksport
Tollklarering av import- og eksportgods kan være komplisert og derfor er det fint å få rådgivning fra en erfaren samarbeidspartner. I de fleste land med DSV-kontorer er vi lisensierte tollmeglere, mens i andre land har vi avtaler med agenter. Uansett det nøyaktige lokale oppsettet, kan våre høyt erfarne eksperter hjelpe deg med å håndtere alle dine tollbehov.
